¿Qué són y por qué invertir en ellos?

No siempre se tiene clara la diferencia entre estándar y mejor práctica.  Además, los responsables del negocio se preguntan, si han existido por tanto tiempo, ¿por qué es ahora que debo invertir en ellos?

En términos simples, los estándares y mejores prácticas se construyen para aplicar en un dominio específico, y por lo general:

• Los estándares constituyen especificaciones de alto nivel, que al cumplirlas, le permite a las organizaciones obtener una certificación de reconocimiento internacional.  Para lograr el cumplimiento de dichas especificaciones, las organizaciones necesitan adoptar mejores prácticas.
• Las mejores prácticas por su parte, son modos de hacer[1], en determinado dominio, que han resultado exitosos para una gran cantidad de organizaciones, consideradas dignas de ser tomadas como ejemplo.  Ellas son escritas de una manera tal que puedan aplicar a la mayor cantidad de organizaciones, razón por la cual, para adoptarlas cada organización requiere adaptarlas a sus características propias.  Las certificaciones en este caso, están orientadas a los individuos.

En lo que se refiere al dominio de las TIC, aun cuando no es el tema de este post, me parece importante destacar aquí la existencia de una gran cantidad de estándares y mejores prácticas, que aumenta cada día, algo que ha traído gran confusión en cuanto a ¿cuáles adoptar?, ¿cómo se relacionan entre sí?, ¿por dónde empezar?, ¿cuántos recursos se requiere utilizar?, etc. Esto será tratado en otro post

Entrando en la segunda parte del tema de este post, la cual tiene que ver con las preguntas que algunos se hacen en términos del sentido que hace certificar estándares y adoptar mejores prácticas.   Si, varios de ellos, han estado disponibles por tanto tiempo, ¿por qué debemos hoy invertir en ellos?, y en el caso de los sectores económicos sujeto a un marco legal y/o regulatorio, ¿por qué es ahora que me lo exigen?

En este sentido, quisiera destacar dos razones, que me parecen determinantes: 

1) Hoy existe bastante consenso en que la sostenibilidad de las organizaciones depende de su capacidad de Gobierno y Gestión.

En términos prácticos, esto implica que los responsables del Gobierno en una organización, una vez que proveen dirección y un camino que haga viable los objetivos que en ese sentido se establezca, delega en la Gerencia la definición y ejecución de las acciones apropiadas para tal efecto.  Delega tareas, pero no la responsabilidad por las consecuencias de las acciones a ejecutar.  Por ello, necesita de un control interno adecuado que le permita:

• Asegurar que los recursos se usen adecuadamente
• Asegurar que los riesgos sean manejados apropiadamente
• Prevenir, detectar y corregir situaciones no deseadas

La Gerencia, por su parte, construye y mantiene una Estructura que apoye la acción y genere en clientes, personal interno y demás involucrado, las conversaciones con el poder necesario para el logro de los resultados esperados.  En ese quehacer organizacional, se desarrolla una cultura organizacional propia de la comunidad que ahí convive, con características que impulsan/o no, los resultados esperados.

2) La Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC) ha dejado de ser un apoyo para las organizaciones y nos encontramos hoy en día con organizaciones basadas en TIC, algo que determina una mayor responsabilidad en el uso de las TIC.  En consecuencia, el Gobierno y Gestión de cualquier organización, ahora pasa por el Gobierno y Gestión de los servicios de TIC que utiliza.

Desde este punto de vista, los responsables al más alto nivel de una organización, no tienen más opción que proveer los recursos que permitan generar las capacidades de Gobierno y Gestión más adecuadas.  Es una cuestión de responsabilidad que determina la sostenibilidad organizacional,  motivo por el cual no debiera incluso ser necesario un marco legal/regulatorio que generara exigencias exhaustivas al respecto, éstas debieran existir más bien para homologar los requisitos básicos que debieran ser cumplidos, dejando espacio para que cada organización busque mayor madurez por razones de diferenciación, efectividad y/o eficiencia.

El marco legal/regulatorio varía de país en país y se actualiza periódicamente.  No tiene sentido definir proyectos para el cumplimiento legal/regulatorio.  Si la organización robustece su Gobierno y Gestión utlizando mejores prácticas, con un único esfuerzo, obtiene los beneficios de hacerlo, y al mismo tiempo, estará en condiciones para dar cumplimiento a cualquier regulación o requerimiento de auditores y demás entes involucrados, en el momento que sea necesario.

Para finalizar este post, algunas razones para considerar usar algunos de los estándares y mejores prácticas disponibles:

• Están disponibles en la modalidad de dominio público (no se paga licenciamiento por ellas).
• Son el fruto de la experiencia que ha conducido a otros al éxito.
• Están respaldados por entidades reconocidas.
• Aceleran el desarrollo de la capacidad de habilitar servicios, gestionados por procesos, basados en TIC y ejecutados por personal emocional y técnicamente preparado, permitiendo así lograr resultados desde el corto plazo, según sea el grado de preparación que tenga la organización.
• Permiten, como beneficio adicional al anterior y con un único esfuerzo e inversión, el cumplimiento con leyes/regulaciones vigentes en cualquier momento y la revisión de auditores tanto internos como externos.
• Definen un lenguaje común que crea la visión compartida necesaria para la acción efectiva, eficiente y controlada del negocio habitual, realización de proyectos y la ejecución de alianzas, fusiones, adquisiciones y similares.
• Facilitan la auditoría tanto interna como externa.

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[1] modelos, métodos, técnicas, herramientas, etc.